Workflows helpen je om repetitieve taken volledig te automatiseren. Je stelt ze één keer in en daarna worden ze automatisch uitgevoerd zonder dat jij iets hoeft te doen. Dit bespaart enorm veel tijd en maakt het mogelijk om echt op schaal te werken.
In meer formele termen: een workflow is een chronologische reeks stappen die worden uitgevoerd zodra een Trigger het proces start.
Voorbeeld:
Wanneer iemand een formulier invult, wil je dat jij, je team én de klant een notificatie ontvangen. Vervolgens moet de klant een reeks e-mails krijgen. Dit en nog veel meer wordt mogelijk gemaakt met automatisering.
Een trigger is het evenement dat een contact toevoegt aan de workflow. De trigger bepaalt wanneer de acties in gang worden gezet.
Voorbeelden:
Een contact wordt toegevoegd wanneer iemand een afspraak boekt in je Funnel Synergy agenda.
Een contact wordt toegevoegd wanneer een betaling is gedaan.
Triggers zorgen ervoor dat contacten automatisch binnenkomen op het juiste moment.
Acties worden uitgevoerd nadat een contact door een trigger aan de workflow is toegevoegd. De workflow loopt dan stap voor stap door de acties die je hebt ingesteld.
Voorbeelden:
Na een formulierverzending een bevestigingsmail sturen met de vervolgstappen.
Na een aankoop een bedankbericht sturen en toegang verlenen tot het product.
Acties zijn alle taken die de workflow uitvoert zodra een trigger actief is.
Kort samengevat:
Een workflow bevat een trigger die één of meerdere acties activeert. Door repetitieve taken te automatiseren bespaar je tijd en geef je je bedrijf schaalbaarheid.
In principe elke taak die herhaalbaar is. Automatiseringen werken sneller, constanter en met minder fouten dan handmatige processen.
Lead nurturing campagnes: geautomatiseerde e-mailreeksen gebaseerd op funnelstadium of gedrag.
Afspraken planning: leads boeken automatisch via je funnel of e-mails.
Follow-ups: automatische e-mails of sms’jes na belangrijke acties.
Klant onboarding: automatische welkomst- en instructiereeksen.
Feedback surveys: automatisch verstuurd na aankopen of afspraken.
Lead scoring en segmentatie: leads automatisch indelen op basis van gedrag.
Data entry & CRM updates: automatisch leads toevoegen en velden bijwerken.
Eventregistratie & follow-ups: automatiseringen voor webinars of workshops.
Abandoned cart recovery: herinneringsmails voor verlaten winkelwagens.
Funnel Synergy biedt vooraf gebouwde workflows die je direct kunt gebruiken en aanpassen. Deze tonen de meest voorkomende use-cases en besparen veel tijd.
Maak een nieuwe workflow en kies “Recepten” om te starten.
Triggers bepalen wanneer een contact wordt toegevoegd.
Klik op “Trigger toevoegen” en kies de juiste gebeurtenis. Je kunt meerdere triggers binnen één workflow gebruiken om vanuit verschillende bronnen contacten binnen te laten komen.
Filters maken triggers specifieker door extra voorwaarden toe te voegen.
Voorbeeld:
De trigger “Call Status” activeert standaard bij alle soorten telefoongesprekken. Door een filter toe te voegen kun je dit beperken tot alleen inkomende gesprekken naar jullie hoofdnummer.
Acties zijn alle taken die Funnel Synergy uitvoert: e-mails versturen, sms’jes verzenden, contactgegevens updaten, tags toevoegen, pipeline stages aanpassen, enz.
Klik op “Actie toevoegen” om het volledige actiemenu te openen.
Wanneer je workflows complexer maakt, kun je vrijwel alles automatiseren. Hieronder staan de meest gebruikte geavanceerde functies.
Met IF/Else kun je contacten verschillende paden laten volgen op basis van criteria. Ook kun je een Split maken om contacten willekeurig te verdelen.
Ideaal om verschillende boodschappen en flows te tonen op basis van gedrag of gegevens.
Je kunt meerdere workflows naadloos laten samenwerken.
Voorbeeld:
Een workflow per stadium in je sales pipeline.
Wanneer een nieuwe workflow start:
wordt het contact uit eerdere workflows verwijderd,
wordt de opportunity bijgewerkt naar de juiste pipeline-stage.
Dit geeft structuur en voorkomt dat meerdere onjuiste flows tegelijk lopen.
Met webhooks laat je Funnel Synergy communiceren met externe systemen. Bijvoorbeeld:
contacten vanuit een ander CRM op het juiste moment in Funnel Synergy plaatsen,
gegevens ontvangen of acties activeren vanuit externe apps.
Webhooks zijn krachtig, maar vereisen meer technische kennis.
Wanneer een workflow niet werkt zoals verwacht, gebruik dan deze checklist:
1. Gebruik een “vers” contact
Een contact meerdere keren testen kan voor onverwachte resultaten zorgen. Gebruik bij voorkeur steeds een nieuw contact.
2. Test met een echt contact
De knop “Workflow testen” werkt niet altijd zoals een echte live situatie. Gebruik een live test met een echt contact.
3. Controleer triggers en filters
Filters kunnen zowel op triggers als op acties zitten. Een verkeerd ingestelde filter voorkomt dat iets afgaat.
4. Controleer “Allow Reentry”
Als re-entry is uitgeschakeld, kan een contact de workflow maar één keer doorlopen. Dit veroorzaakt vaak problemen tijdens testen.
