In de snelle wereld van vandaag is effectief tijdbeheer essentieel, vooral bij het plannen van afspraken. Dit artikel legt de werking van afspraakblokken uit binnen Funnel Synergy, met praktische voorbeelden en geavanceerde toepassingen. Ontdek hoe je deze instellingen kunt optimaliseren om planningsproblemen te verminderen en je efficiëntie te maximaliseren.
Welke agenda-instellingen zijn beschikbaar in Funnel Synergy?
Praktische gebruikssituaties om deze instellingen te begrijpen
Veelgestelde vragen (FAQ)
Hieronder vind je de belangrijkste instellingen die je kunt configureren binnen de agenda van Funnel Synergy:
De lengte van een afspraak. Dit bepaalt hoe lang een afspraak duurt zodra deze is geboekt.
De frequentie waarmee afspraken kunnen worden gepland. Als het interval bijvoorbeeld 60 minuten is, kunnen afspraken elk uur worden geboekt.
De tijd die vóór of na een afspraak wordt gereserveerd. Hiermee voorkom je dat afspraken direct achter elkaar worden geboekt — handig voor voorbereiding, rustmomenten of reistijd.
Bepaalt hoeveel afspraken gelijktijdig binnen één blok geboekt kunnen worden. Ideaal voor groepssessies of webinars.
Beperk het aantal afspraken dat per dag kan worden geboekt, om overbelasting te voorkomen.
Voorkomt last-minute boekingen. Stel bijvoorbeeld 24 uur in om te eisen dat afspraken minstens een dag van tevoren worden geboekt.
Bepaalt hoe ver in de toekomst een klant een afspraak kan boeken. Stel je dit in op 4 weken, dan kan een afspraak maximaal 4 weken vooruit worden ingepland.
De tijden waarop afspraken geboekt kunnen worden. Zo zorg je dat afspraken alleen binnen je werktijden vallen.
Visuele instelling om verschillende soorten afspraken in je kalender te onderscheiden.
Deze instellingen geven je maximale flexibiliteit en kunnen worden aangepast aan jouw werkwijze binnen Funnel Synergy.
Voorbeeld 1:
Beschikbaarheid: 09:00 – 11:00
Tijdsblok: 30 minuten
Interval: 30 minuten
Beschikbare tijden: 09:00, 09:30, 10:00, 10:30
Voorbeeld 2:
Beschikbaarheid: 09:00 – 11:00
Tijdsblok: 30 minuten
Interval: 15 minuten
Beschikbare tijden: 09:00, 09:15, 09:30, 09:45, 10:00, 10:15, 10:30, 10:45, 11:00
Voorbeeld 3 (met buffer):
Een afspraak van 10:00–10:30 met een buffer van 15 minuten zorgt ervoor dat de volgende afspraak pas om 10:45 kan worden geboekt.
Tijdsblokduur:
Een coach kan verschillende sessielengtes aanbieden: 60 minuten voor een diepgaande sessie, 30 minuten voor een follow-up, of 15 minuten voor een korte check-in.
Interval:
Een arts kan op drukke dagen een korter interval instellen om meer patiënten te zien, of een langer interval voor administratieve taken.
Buffer:
Een consultant die vaak uitloopt, kan buffers gebruiken om ademruimte te creëren tussen afspraken.
Een fitnesscoach kan buffers gebruiken om apparatuur te reinigen tussen sessies.
Afspraken per tijdsblok:
Een yogaleraar met plek voor 10 deelnemers kan het aantal afspraken per tijdsblok instellen op 10.
Afspraken per dag:
Een therapeut kan het aantal afspraken beperken om kwaliteit te waarborgen en overbelasting te voorkomen.
Minimale boekingsvooruitlooptijd:
Een cateraar kan minimaal 7 dagen instellen om voldoende tijd te hebben voor voorbereiding.
Boekbare periode:
Een evenementenplanner kan afspraken tot 2 jaar vooruit toestaan, terwijl een seizoensbedrijf slechts enkele weken openzet.
1. Kan ik verschillende buffer-tijden instellen per afspraaktype?
Nee, de buffer geldt voor alle afspraken in één kalender. Gebruik meerdere kalenders als je verschillende buffertijden nodig hebt.
2. Kan ik het interval aanpassen voor specifieke dagen of tijden?
Nee, het interval geldt voor alle dagen en uren binnen die kalender. Voor uitzonderingen kun je aparte kalenders maken.
3. Hoe werken ‘Afspraken per tijdsblok’ en ‘Interval’ samen?
Het interval bepaalt hoe vaak blokken voorkomen, en ‘Afspraken per tijdsblok’ bepaalt hoeveel klanten per blok kunnen boeken.
4. Geldt ‘Afspraken per dag’ voor meerdere kalenders tegelijk?
Nee, deze instelling geldt per kalender. Wil je een totaalplafond, dan moet je dit handmatig beheren.
5. Wat gebeurt er als ik de minimale boekingstijd verander?
De wijziging geldt alleen voor nieuwe afspraken. Bestaande afspraken blijven ongewijzigd.
6. Kan ik de boekbare periode aanpassen per afspraaktype?
Nee, dit geldt voor de hele kalender. Maak aparte kalenders als je verschillende periodes wilt gebruiken.
7. Kan ik overlappende afspraken hebben?
Ja, als je ‘Afspraken per tijdsblok’ op meer dan één instelt, kunnen meerdere personen hetzelfde tijdslot boeken.
8. Wat als ik mijn kantooruren aanpas maar er al afspraken buiten die uren zijn?
Bestaande afspraken blijven staan; nieuwe afspraken kunnen alleen binnen de nieuwe uren geboekt worden.
9. Wat gebeurt er als ik de tijdsblokduur wijzig?
Dit heeft alleen invloed op nieuwe afspraken. Bestaande afspraken behouden hun oorspronkelijke duur.
10. Kan ik de buffer gebruiken als reistijd tussen afspraken?
Ja, dit is een veelvoorkomende toepassing — handig bij afspraken op verschillende locaties.
