Dit artikel legt uit hoe de synchronisatie werkt tussen Funnel Synergy (HighLevel) en Calendly nadat de integratie is verbonden. Je leert wat er wordt gesynchroniseerd, hoe afspraken worden verwerkt, hoe contacten worden aangemaakt en welke beperkingen er bestaan. Dit helpt je om het maximale uit je Calendly-integratie binnen Funnel Synergy te halen.
Het synchroniseren van je Funnel Synergy-kalender met Calendly betekent dat nieuwe afspraken die via je geselecteerde Calendly-kalenders worden geboekt, automatisch verschijnen als afspraken binnen Funnel Synergy. Dit zorgt voor een soepele contactaanmaak en directe automatisering op basis van realtime boekingen — zonder handmatig gegevens in te voeren.
De integratie werkt via eenrichtingsverkeer: afspraken worden van Calendly naar Funnel Synergy geïmporteerd, maar niet andersom.
Synchronisatie start pas nadat de integratie is verbonden via Kalenderinstellingen > Verbindingen, en geldt alleen voor de kalenders die je tijdens de setup selecteert.
Als je later een kalender deselecteert, stopt de synchronisatie voor die kalender. Wanneer je hem opnieuw selecteert, worden gemiste afspraken niet teruggehaald — alleen nieuwe afspraken worden vanaf dat moment gesynchroniseerd. De synchronisatie gebeurt in (bijna) realtime na elke nieuwe Calendly-boeking.
Aanbevolen:
Gebruik een ondersteund Calendly-abonnement, selecteer enkel relevante kalenders en zorg ervoor dat je evenementtypes minimaal de naam en het e-mailadres van de gast verzamelen. Dit voorkomt dataverstoringen en zorgt dat je automatiseringen correct blijven werken.
| Gesynchroniseerd | Niet gesynchroniseerd |
|---|---|
| Datum & tijd van het evenement | Telefoonnummer of aangepaste Q&A velden uit Calendly |
| Naam & e-mail van de gast | Geannuleerde of verplaatste afspraken worden niet bijgewerkt |
| Titel van de afspraak | Historische afspraken (gemaakt vóór de setup) |
| Bron (aangeduid als “Calendly”) | Bijlagen of notities |
| Kalender waartoe het evenement behoort |
De Calendly-integratie werkt anders dan bijvoorbeeld Google of Outlook. Ze is ontworpen om afspraken vanuit Calendly in Funnel Synergy te importeren, niet andersom. Begrijpen hoe deze sync werkt, helpt je om de integratie optimaal te benutten.
Zodra je Calendly-account is verbonden en minstens één kalender is geselecteerd, zal Funnel Synergy automatisch nieuwe afspraken binnenhalen. Alleen afspraken die na de koppeling zijn gemaakt, worden gesynchroniseerd.
Als je een kalender later verwijdert, worden nieuwe afspraken uit die kalender niet meer gesynchroniseerd.
Wanneer je de kalender opnieuw toevoegt, importeert Funnel Synergy toekomstige afspraken en afspraken uit de laatste 180 dagen. Boekingen die tijdens de onderbreking zijn gemaakt, worden niet teruggehaald.
De synchronisatie is eenrichtingsverkeer:
Afspraken in Funnel Synergy verschijnen niet in Calendly.
Afspraken vanuit Calendly kunnen niet worden bewerkt in Funnel Synergy — wijzigingen moeten in Calendly worden gedaan.
Elke nieuwe Calendly-afspraak die in Funnel Synergy binnenkomt, wordt behandeld als een echte afspraak (niet alleen als een geblokkeerde tijd).
Als het evenement een gast bevat, wordt er automatisch een contactpersoon aangemaakt met diens naam en e-mailadres.
Vanaf daar kun je automatiseringen starten, workflows activeren en het contact beheren binnen je CRM.
De eigenaar van de afspraak hangt af van het type kalender:
Persoonlijke Calendly-links: De gebruiker die Calendly heeft gekoppeld, wordt de eigenaar.
Gedeelde kalenders (bijv. round robin): Een willekeurige gebruiker uit het verbonden team wordt toegewezen als eigenaar.
Het veld Toegewezen Gebruiker van een contact wordt automatisch aangepast aan de eigenaar van de meest recente afspraak. Zo blijven opvolging en automatiseringen gekoppeld aan de juiste teamleden.
Je kunt je geselecteerde kalenders op elk moment aanpassen:
Ga naar Kalenderinstellingen > Verbindingen.
Zoek je Calendly-integratie.
Klik op het bewerk-icoon om de kalenderselectie te openen.
Voeg nieuwe kalenders toe of verwijder onnodige.
Klik op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.
Belangrijk:
Nieuwe kalenders synchroniseren alleen vanaf het moment van selectie — er wordt geen historische data geïmporteerd.
Bij het verwijderen van een kalender of het volledig ontkoppelen van Calendly krijg je de keuze om de gesynchroniseerde afspraken te verwijderen.
Je kunt kiezen om alle afspraken van één specifieke kalender te verwijderen.
Verwijderde afspraken kunnen niet worden hersteld.
Als meerdere gebruikers dezelfde gedeelde kalender gebruiken, moeten alle gebruikers ervoor kiezen om de afspraken te verwijderen.
Wanneer één gebruiker de kalender behoudt, blijven de gedeelde afspraken zichtbaar.
Bij volledige ontkoppeling kun je ervoor kiezen om alle gesynchroniseerde afspraken van alle kalenders te verwijderen. Dit is permanent.
Als Calendly later opnieuw wordt gekoppeld, importeert Funnel Synergy opnieuw de toekomstige afspraken en de laatste 180 dagen aan boekingen.
Slechts één Calendly-account per gebruiker per subaccount
Een Calendly-account kan niet worden gedeeld tussen verschillende gebruikers of subaccounts
Alleen ondersteund voor Standard-, Teams- en Enterprise-plannen van Calendly
Niet ondersteund voor Free of Essentials-plannen
Afspraken kunnen niet worden bewerkt in Funnel Synergy
Alleen naam en e-mailadres worden gesynchroniseerd (geen Q&A of aangepaste velden)
Waarom zie ik oudere Calendly-afspraken niet in Funnel Synergy?
Alleen afspraken die zijn gemaakt na het instellen van de integratie worden geïmporteerd.
Kan ik een Calendly-afspraak bewerken in Funnel Synergy?
Nee, bewerkingen moeten rechtstreeks in Calendly worden uitgevoerd.
Wat gebeurt er als ik mijn kalender opnieuw verbind?
Alleen nieuwe afspraken worden gesynchroniseerd. Gemiste afspraken worden niet teruggehaald.
Wie is eigenaar van een afspraak uit een gedeelde kalender?
Een willekeurige verbonden gebruiker wordt toegewezen als eigenaar.
Kan ik mijn Calendly-account koppelen aan meerdere Funnel Synergy-accounts?
Ja, een enkel Calendly-account kan worden gekoppeld aan meerdere gebruikers over verschillende subaccounts.
