In de kern helpt een workflow je om repetitieve taken automatisch uit te voeren. Je stelt het één keer in en daarna loopt het proces volledig automatisch — zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Dit bespaart enorm veel tijd en maakt het mogelijk om je werk écht op te schalen.
Formeel gezien is een workflow een chronologische lijst van taken die worden uitgevoerd zodra een Trigger een reeks Acties start.
Voorbeeld:
Een prospect vult een formulier in. Je wilt dat jijzelf, je team én de klant een melding krijgen. Daarna moet de klant een reeks opvolg-e-mails ontvangen. Dit – en nog veel meer – wordt allemaal mogelijk gemaakt door Automatisering.
Een workflow bestaat uit twee hoofdonderdelen: Triggers en Acties.
Een trigger is het startmoment dat een contact toevoegt aan een workflow. Het is een gebeurtenis of een set voorwaarden die moet worden voldaan voordat de acties worden uitgevoerd.
Voorbeeld:
Voeg een contact toe aan een workflow zodra ze een afspraak boeken in je agenda.
Of voeg iemand toe zodra een betaling is voltooid.
Triggers zorgen ervoor dat workflows automatisch worden gestart op basis van gedrag of gebeurtenissen.
Zodra een contact is toegevoegd aan een workflow (via een trigger), beginnen de acties. De workflow voert vervolgens automatisch de door jou ingestelde stappen uit.
Voorbeeld:
Na het invullen van een formulier kun je automatisch een bevestigingsmail sturen met vervolgstappen.
Of na een aankoop kun je een bedankmail sturen en toegang verlenen tot de aangeschafte dienst of cursus.
Kort samengevat: een workflow begint met een trigger en voert vervolgens één of meerdere acties uit. Door repetitieve taken te automatiseren, bespaar je tijd en verminder je fouten.
Over het algemeen geldt: alles wat herhaald wordt, kun je automatiseren.
Automatiseringen werken sneller dan handmatige processen en maken vrijwel geen fouten. Zo bespaar je tijd en kosten, terwijl je bedrijf beter schaalbaar wordt.
Voorbeelden van automatiseringen voor Funnel Synergy:
Lead nurturing campagnes: Stuur geautomatiseerde e-mails afhankelijk van de fase waarin de lead zich bevindt. Denk aan welkomstmails, educatieve content, productdemo’s en follow-ups.
Afspraken plannen: Laat leads direct afspraken boeken via je website of e-mails.
Follow-up communicatie: Automatiseer e-mails of sms-berichten na specifieke acties (bijv. bezoek aan een prijspagina).
Onboarding van klanten: Stuur automatisch welkomst- en instructiemails zodra iemand klant wordt.
Feedbackvragen: Verstuur automatisch enquêtes na een aankoop of dienstlevering.
Lead scoring & segmentatie: Automatiseer de beoordeling en indeling van leads op basis van gedrag.
CRM-updates: Laat contactgegevens automatisch in je CRM bijwerken zonder handmatige invoer.
Eventregistratie: Automatiseer aanmeldingen, herinneringen en follow-ups rond webinars of evenementen.
Verlaten winkelwagens: Stuur automatisch herinneringen naar klanten met onafgeronde aankopen.
Wist je dat er kant-en-klare workflows beschikbaar zijn die je direct kunt gebruiken en aanpassen?
Bij het aanmaken van een nieuwe workflow kun je kiezen voor “Recipes”. Deze sjablonen tonen veelvoorkomende use cases en besparen tijd – vooral handig voor beginners.
Er zijn drie stappen om automatisering op te zetten in de Workflow Builder van Funnel Synergy:
Stap 1: Kies een Trigger
Stap 2: Voeg Trigger Filters toe (optioneel)
Stap 3: Voeg Workflow Acties toe
Triggers voegen contacten toe aan workflows. Klik in de builder op “Add Trigger” om te bepalen welk event de workflow start.
Je kunt meerdere triggers gebruiken in één workflow, zodat contacten via verschillende bronnen instromen.
Een filter maakt een trigger specifieker.
Voorbeeld: De trigger “Call Status” kan voor alle beltypes gelden. Voeg dan een filter toe, zodat de workflow alleen start bij inkomende gesprekken naar een specifiek nummer.
Acties bepalen wat er gebeurt nadat een trigger is geactiveerd. Denk aan:
Een e-mail of sms verzenden
Een contactveld bijwerken
Een interne melding sturen
Klik op “Add Action” om uit de lijst beschikbare acties te kiezen.
Bij complexere automatiseringen kun je gebruikmaken van geavanceerde logica, zoals:
If/Else-condities (voorwaardelijke paden)
Workflows aan elkaar koppelen
Webhooks (Triggers & Acties)
Hiermee kun je contacten in verschillende paden sturen op basis van bepaalde criteria.
Bijvoorbeeld: klanten met een hoge score krijgen een andere opvolging dan nieuwe leads.
Je kunt meerdere workflows combineren, bijvoorbeeld één per fase van je sales pipeline.
Zo houd je alles overzichtelijk en voorkom je dat meerdere workflows tegelijk voor dezelfde lead afgaan.
Met webhooks laat je Funnel Synergy communiceren met andere platformen.
Bijvoorbeeld: automatisch contacten doorsturen van een ander CRM naar Funnel Synergy.
Dit vereist enige technische kennis, maar opent krachtige automatiseringsmogelijkheden.
Wanneer een workflow niet goed werkt, doorloop dan deze checklist:
✅ Test met een nieuw contact: Gebruik steeds een verse testpersoon om fouten te voorkomen.
✅ Test met een echte actie: Gebruik liever een echte testlead dan de “Test Workflow”-functie.
✅ Controleer je filters: Zowel triggers als acties kunnen filters bevatten die de werking beïnvloeden.
✅ Controleer ‘Allow Reentry’: Als dit is uitgeschakeld, kan een contact niet opnieuw de workflow instromen.
