Wat zijn Workflows?
Workflows helpen je om repetitieve taken volledig te automatiseren. Je stelt ze één keer in, en daarna draaien ze zelfstandig zonder handmatige acties. Dit bespaart enorm veel tijd en maakt echte schaalbaarheid mogelijk. In formele termen: een workflow is een chronologische lijst van taken die automatisch worden uitgevoerd wanneer een “Trigger” de reeks “Acties” start.
Voorbeeld: iemand vult een formulier in en je wilt automatisch een melding sturen naar jezelf, jouw team en de klant, gevolgd door een reeks e-mails naar de klant. Dit – en veel meer – wordt mogelijk gemaakt door Automations binnen Funnel Synergy.
Workflows bestaan uit twee hoofdonderdelen: Triggers en Acties.
Een trigger is het event dat een contact toevoegt aan de workflow. De trigger bepaalt onder welke omstandigheden de workflow wordt gestart.
Voorbeelden:
Een contact wordt toegevoegd zodra iemand een afspraak boekt in je Funnel Synergy-agenda.
Een contact wordt toegevoegd wanneer een betaling wordt gedaan.
Via triggers kun je contacten automatisch in workflows laten stromen.
Acties worden pas uitgevoerd nadat een contact door een trigger aan de workflow is toegevoegd. De workflow voert vervolgens de door jou ingestelde handelingen uit.
Voorbeelden:
Na een formulierinvulling stuur je een bevestigingsmail met vervolgstappen.
Na een aankoop stuur je een bedankbericht en geef je toegang tot het gekochte product.
Samengevat: workflows bestaan uit een trigger die één of meerdere acties start. Door repetitieve taken te automatiseren wordt jouw werk sneller, consistenter en eenvoudiger.
Alles wat herhalend of repeteerbaar is, kan geautomatiseerd worden.
Automations werken sneller dan handmatige processen en maken vrijwel geen fouten. Hierdoor ontstaan schaalbaarheid en kostenbesparing.
Voorbeelden van waardevolle automatiseringen binnen Funnel Synergy:
Automatische e-mailreeksen voor verschillende fases van je funnel, zoals welkomstmails, educatieve content, demo’s en follow-up op basis van gedrag.
Automatische agenda-integraties waarbij leads zelf afspraken boeken via je website of e-mails.
Automatische follow-ups via e-mail of sms na specifieke acties zoals paginaweergaven of downloads.
Volledige onboardingflows voor nieuwe klanten, inclusief welkomstmails, instructies en tips.
Automatische enquêtes na aankopen of serviceleveringen.
Automatische scoring en segmentatie op basis van gedrag, interacties en interesses.
Automatische synchronisatie van formulieren en integraties met je CRM.
Automatische registratie, reminders en follow-ups voor webinars en events.
Herinneringen versturen om klanten terug te halen naar hun winkelmandje.
Automatisering binnen Funnel Synergy is breed inzetbaar en volledig aan te passen aan jouw businessmodel.
Funnel Synergy biedt voorgebouwde workflowrecepten die je direct kunt gebruiken of aanpassen. Ideaal voor beginners: kies een recept bij het aanmaken van een nieuwe workflow en pas het aan naar jouw situatie.
Triggers bepalen wanneer een contact wordt toegevoegd aan de workflow. Klik op “Add Trigger” en selecteer het gewenste event.
Je kunt meerdere triggers binnen één workflow gebruiken.
Filters verfijnen wanneer een trigger afgaat.
Voorbeeld:
De trigger “Call Status” activeert bij alle beltypes. Door een filter toe te voegen kun je instellen dat alleen inkomende gesprekken naar je hoofdlijn de workflow starten.
Met acties kun je gegevens maken, bewerken, verplaatsen of dupliceren binnen Funnel Synergy. Denk aan e-mails, sms’jes, updates op contactvelden en meer.
(Aangepast voor Funnel Synergy)
Wanneer je met workflows werkt, merk je al snel dat je “bijna” alles kunt automatiseren. Maar hoe complexer de workflow wordt, hoe groter de kans op onverwachte problemen of fouten. Hieronder bespreken we de belangrijkste geavanceerde workflowtechnieken binnen Funnel Synergy en hoe je ermee begint.
IF/Else-voorwaarden maken het mogelijk om contacten op te splitsen in verschillende paden op basis van specifieke criteria. Hiermee kun je geautomatiseerde flows personaliseren op basis van gedrag, eigenschappen of eerdere acties.
Je kunt binnen een workflow ook een Split toevoegen, waarmee contacten willekeurig over meerdere paden worden verdeeld. Dit is handig voor A/B-tests of gelijke verdeling tussen teams.
Na het toevoegen van een IF/Else-blok ontstaan vertakkingen. Een contact wordt automatisch in de juiste vertakking geplaatst wanneer het voldoet aan de ingestelde voorwaarden. Zo krijgt elk contact een unieke ervaring binnen de workflow.
Bij complexere automatiseringen merk je al snel dat één workflow niet altijd voldoende is. Door meerdere workflows met elkaar te laten samenwerken creëer je overzicht, schaalbaarheid en een logische structuur.
Een veelvoorkomend voorbeeld is het gebruik van een aparte workflow voor elke fase van je sales pipeline.
In dit soort setup zie je meestal:
Een workflow per salesfase.
Nieuwe workflows verwijderen het contact uit eerdere workflows om te voorkomen dat acties door elkaar heen lopen.
Opportunities worden automatisch geüpdatet naar de juiste fase in de pipeline.
Er bestaan talloze manieren om workflows met elkaar te verbinden. Wat vooral belangrijk is, is dat je begrijpt hoe workflows communiceren en op elkaar reageren.
Webhooks vormen de ruggengraat van communicatie tussen systemen op het internet. Binnen Funnel Synergy kun je webhooks gebruiken om externe platforms met Funnel Synergy te laten communiceren.
Voorbeelden:
Contactsynchronisatie vanuit externe CRM-systemen
Geautomatiseerde data-updates op specifieke momenten
Triggers vanuit andere platformen zoals Zapier of maatwerksoftware
Webhooks kunnen in het begin ingewikkeld lijken, maar zodra je ze begrijpt, ontgrendel je een enorme hoeveelheid automatisatiemogelijkheden.
Workflows kunnen om verschillende redenen niet werken zoals verwacht. Onderstaande checklist helpt om de meest voorkomende problemen op te lossen.
Test met een “vers” contact
Herhaald testen met hetzelfde contact kan tot foutieve of onverwachte workflowresultaten leiden. Verwijder het contact en test opnieuw met een nieuw contact.
Test met een echt contact
De functie “Test Workflow” heeft beperkingen. Een echte test—door een werkelijke trigger te activeren—geeft vaak betere resultaten.
Controleer je filters
Filters op zowel triggers als acties bepalen nauwkeurigheid. Fouten of ontbrekende filters zijn een veelvoorkomende oorzaak van onverwacht workflowgedrag.
Controleer de instelling ‘Allow Reentry’
Wanneer re-entry is uitgeschakeld, kan een contact de workflow niet opnieuw betreden. Dit wordt tijdens testen vaak vergeten. Zet re-entry tijdelijk aan of verwijder het testcontact.
