Workflows helpen je om repetitieve taken volledig te automatiseren. Je stelt ze één keer in en daarna draaien ze zonder dat jij nog handmatig hoeft in te grijpen. Hierdoor bespaar je enorm veel tijd en kun je je processen opschalen.
In formelere termen: een workflow is een chronologische reeks taken die automatisch wordt gestart door een trigger. Die trigger activeert vervolgens een reeks acties.
Voorbeeld: iemand vult een formulier in en je wilt dat jij, je team en de klant een notificatie ontvangen. Daarna moet de klant een reeks e-mails krijgen. Al dit soort processen worden volledig automatisch uitgevoerd via Automation in Funnel Synergy.
Er zijn twee hoofdonderdelen in een workflow: Triggers en Acties.
Een trigger is de gebeurtenis die een contact in de workflow plaatst. Deze gebeurtenis of omstandigheid moet plaatsvinden voordat de acties worden uitgevoerd.
Voorbeelden:
Een contact aan een workflow toevoegen zodra iemand een afspraak boekt in je agenda.
Een contact toevoegen wanneer een betaling is afgerond.
Door triggers te configureren, kun je automatisch contacten in workflows laten instromen.
Acties gebeuren nadat een contact aan de workflow is toegevoegd. Pas wanneer een trigger het contact activeert, voert de workflow stap voor stap de ingestelde acties uit.
Voorbeelden:
Na het invullen van een formulier stuur je een bevestigingsmail met vervolgstappen.
Na een aankoop bedank je iemand automatisch en geef je toegang tot wat er gekocht is.
Kort gezegd: een trigger start een actie of reeks acties. Door repetitieve taken te automatiseren, maak je je bedrijfsprocessen eenvoudiger en efficiënter.
Alles wat herhaalbaar of repetitief is, is een goede kandidaat voor automatisering.
Automations werken sneller, foutlozer en consistenter dan handmatige processen. Dat levert schaalbaarheid én lagere kosten op.
Voorbeelden van taken die Funnel Synergy-gebruikers vaak automatiseren:
Automatische e-mailreeksen om leads te begeleiden door je funnel, zoals welkomstmails, educatieve content, demo-uitnodigingen of follow-ups op basis van gedrag.
Automatische afspraken via je website of e-mails zonder handmatige opvolging.
Automatische follow-up via e-mail of SMS nadat iemand een bepaalde actie onderneemt.
Automatische onboarding met welkomstmails, uitleg en eerste stappen.
Automatisch klanttevredenheid meten via enquêtes na aankoop of dienst.
Automatisch leads labelen en segmenteren op basis van gedrag voor gerichte marketing.
Leads automatisch vastleggen en updaten in je CRM zonder handmatige invoer.
Automatische registratie, herinneringen en opvolging voor webinars, workshops of evenementen.
Automatische herinneringsmails om verloren sales te herstellen.
Funnel Synergy biedt voorgebouwde workflows die je direct kunt aanpassen. Perfect voor beginners.
Bij het aanmaken van een nieuwe workflow kies je eenvoudig voor Recepten. Start hiermee en pas ze aan naar jouw proces.
Elke workflow bestaat uit drie stappen:
Kies een Trigger
Voeg Triggerfilters toe (optioneel)
Voeg Workflow Acties toe
Triggers voegen contacten toe aan workflows. In de builder klik je op Add Trigger en kies je uit de lijst met beschikbare triggers. Je kunt meerdere triggers in één workflow gebruiken.
Met filters kun je triggers specifieker maken.
Voorbeeld: de trigger “Call Status” triggert op alle gesprekken, maar als je alleen inkomende gesprekken wilt, voeg je een filter toe.
Met acties kun je informatie creëren, aanpassen, verplaatsen of dupliceren binnen Funnel Synergy. Denk aan SMS versturen, e-mails, contactgegevens updaten enzovoort.
Met een If/Else stap kun je contacten opdelen in verschillende paden op basis van criteria. Je kunt ook Splits gebruiken om contacten willekeurig te verdelen.
Dit is krachtig om gepersonaliseerde ervaringen te creëren.
Bij complexe processen werk je vaak met meerdere workflows die samenwerken.
Patronen die je hierbij vaak ziet:
één workflow per fase in je pipeline
een nieuwe workflow verwijdert het contact uit eerdere workflows
opportunities worden automatisch geüpdatet naar de juiste fase
Dit zorgt voor een strak en overzichtelijk systeem.
Webhooks verbinden Funnel Synergy met externe systemen. Hiermee kun je processen automatiseren die buiten Funnel Synergy plaatsvinden.
Het is geavanceerd, maar extreem krachtig wanneer je het beheerst.
1. Test met een nieuw contact
Gebruik niet steeds hetzelfde contact om te testen.
2. Test met een echt contact
De “Test Workflow” knop heeft beperkingen, dus test bij voorkeur live.
3. Controleer je filters
Zowel op trigger- als actieniveau kunnen filters het gedrag sterk beïnvloeden.
4. Controleer “Allow Reentry”
Als opnieuw binnenkomen is uitgeschakeld, kan een contact de workflow niet opnieuw activeren.
